Per Organizzare un evento gastronomico di successo è necessario progettare ogni singola fase affinché nulla sia lasciato al caso. Sia che si tratti di un “piccolo evento” o di una “grande cerimonia”, ogni dettaglio deve essere curato in modo attento. In questo articolo vedremo quali sono queste fasi e come affrontarle al meglio.
Sono sempre più ricercate (e ormai diffuse) figure professionali dedicate proprio a queste attività. Non solo eventi quindi, ma eventi verticali, dove il cibo e la gastronomia sono protagonisti indiscussi.
Come Food project manager, è fondamentale conoscere bene le diverse fasi, districandosi agevolmente e sviluppandone i dettagli dalla strategia di comunicazione alla parte prettamente operativa.
1. L’IDEAZIONE DELL’EVENTO
Tutto parte da un’idea, da un sogno…o da una volontà precisa di marketing. L’organizzazione di un evento food parte dall’event concept, l’idea di progetto: dal perché (promozione, aggregazione, presentazione, gala, ecc) a come si svolgerà (eventi interni, spettacoli, assaggi, conferenze, ecc), alla location, fino agli obiettivi e all’esperienza che vogliamo far vivere agli ospiti.
Un evento gastronomico deve essere un’esperienza a 360°, che possa coinvolgere tutti i sensi. Suoni, sapori, allestimenti…tutto deve stuzzicare i sensi.
2. LO STUDIO DI FATTIBILITÀ
Lo studio della fattibilità è un processo molto importante che va affrontato in modo estremamente scrupoloso, e vale per ogni tipo di progetto.
Questa delicata fase risulta fondamentale, non solo per la buona riuscita del nostro evento, ma per avere un quadro preciso dei costi e, appunto, della fattibilità.
Tutto deve essere studiato nei minimi dettagli per non incorrere, se non in un terribile flop, in un evento scarso e poco “eccitante“. In particolare è imporrante effettuare in questa fase tutte le valutazioni circa la reale fattibilità tecnica ed economica del nostro progetto.
Disponibilità economica, eventuale ricerca di partner e sponsor, permessi per gli spazi, le apposite autorizzazioni, gli ospiti, la sicurezza e, non per ultimo, scegliere le attrezzature più adeguate per poter realizzare il miglior catering “dinamico“, sono tutti aspetti da decidere in questa fase per non trovarsi impreparati.
3. UN’ATTENTA PIANIFICAZIONE
Come organizzare i tavoli? Ci saranno tavoli? Le bevande verranno servite in un unico spazio oppure personale di sala girerà tra gli ospiti con vassoi carichi di bicchieri? Ci sono gli spazi per realizzare questo tipo di scenario?
E ancora, gli impianti permettono una cucina a gas o è preferibile un piano elettrico? Abbiamo abbastanza potenza dal fornitore di energia?
Altra particolare attenzione va al periodo in cui il nostro evento si svolgerà, evitando, se possibile, di sovrapporlo ad altri eventi rilevanti che, magari, si rivolgono proprio allo stesso target rivelandosi così in concorrenza.
Ovviamente un sopralluogo (anche più di uno) presso la struttura che ospiterà il nostro evento è OBBLIGATORIO, ma avere una pianta per poterci ragionare con calma seduti al proprio tavolo è assolutamente consigliabile, magari facendo alcune fotocopie così da avere un originale pulito sempre a disposizione. 🙂
4. LA REALIZZAZIONE IMPECCABILE
Il momento topico dell’organizzazione trova il suo massimo sviluppo nello svolgimento dell’evento gastronomico.
Non bisogna certo immaginare però che, anche se ben pianificato, tutto si svolgerà senza tenere sotto controllo ogni attività. E’ indispensabile, non dimenticare tutti gli aspetti che, anche se previsti nella fase di organizzazione e pianificazione, possono costringerci ad affrontarne imprevisti che necessitano di valutazioni e azioni immediate.
Queste novità spesso inaspettate, non solo ci permettono di concretizzate le decisioni prese nelle fasi precedenti, ma ci “costringono” a prendere decisioni straordinarie. Richieste particolari, improvvisi cambi di clima, rivalutazione dell’agenda da parte degli organizzatori, sono tutte eventualità che vanno affrontate con grande maestria e professionalità.
5. LA CHIUSURA DELL’EVENTO.
Anche se considerata la “fine” e, una volta che gli ospiti se ne sono andati soddisfatti potendo tirare un sospiro di sollievo, la fase di chiusura contraddistingue un momento durante il quale l’attività dell’event manager diventa particolarmente delicata.
E’ la fase dello svolgimento delle attività amministrative, della rendicontazione, della sistemazione di tutti gli spazi, della raccolta dei materiali, compresi quelli dimenticati (succede, non crediate che sia così remota come ipotesi :)) e del coordinamento delle squadre attive sul posto: catering, fotografi, personale di sala, sicurezza.
6. LA VALUTAZIONE DELL’EVENTO.
Per capire se un evento ha funzionato o meno, è fondamentale affidarsi a metriche e numeri il più chiari possibile. Non è detto che il delta tra spesa e ricavo (ammesso che ci sia), debba essere positivo per valutare in modo positivo la riuscita del nostro evento gastronomico.
La valutazione di un evento è un momento particolarmente significativo: dai risultati ottenuti potrà dipendere, il ripetersi dell’evento, la sua scomparsa oppure il suo affidamento a un altro team organizzativo.
In questa fase sarà valutato l’effettivo raggiungimento degli obiettivi prefissati e il grado di soddisfazione da parte del pubblico e degli stakeholder.
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